1.
Personalisierte Geräteauswahl mit zentraler Steuerung
Mitarbeitende konnten individuelle Geräte passend zu ihrer Rolle wählen – gleichzeitig behielten Führungskräfte die Kontrolle über teamweite Entscheidungen.
Digitalisierung des Geräte-Rollouts bei Helvetia mit ServiceNow
Helvetia, eines der führenden Versicherungsunternehmen der Schweiz, stand vor der Herausforderung, den Rollout neuer Arbeitsgeräte für Mitarbeitende effizient, transparent und benutzerfreundlich zu gestalten. Ziel war es, den gesamten Migrationsprozess zu digitalisieren, individuelle Gerätepräferenzen zu berücksichtigen und gleichzeitig die Migration in eine neue IT-Domäne umzusetzen – ohne dabei den laufenden Betrieb zu unterbrechen.
Digitaler Rollout-Prozess mit ServiceNow: Von der Bestellung bis zur Übergabe
Ein zentrales Anliegen war die personalisierte Auswahl der Geräte. Die Mitarbeitenden konnten zwischen einem Standardgerät, einem mobilen Touchscreen-Gerät oder einem leistungsstärkeren Entwicklergerät wählen. Zusätzlich erhielten Führungskräfte die Möglichkeit, die Auswahl zentral für ihre Teams zu steuern, um spezifische Anforderungen ihrer Abteilungen optimal zu erfüllen.
Neben der Gerätewahl musste eine Vielzahl an Daten – etwa individuelle Bestellungen und Konfigurationen – zentral erfasst, konsolidiert und für die anschliessende Auslieferung aufbereitet werden. Gleichzeitig war geplant, alle Benutzerinnen und Benutzer von der Schweizer Domäne in die zentrale Corporate-Domäne zu migrieren. Diese parallele Umstellung erforderte eine besonders strukturierte, sichere und automatisierte Herangehensweise, damit die Folgeprozesse automatisiert realisiert werden konnten.
Um diesen komplexen Prozess effizient und transparent abzuwickeln, setzte Helvetia auf eine massgeschneiderte Lösung auf Basis der leistungsfähigen ServiceNow-Plattform, welche bereits als zentrales IT-Service Portal eingesetzt wird. Mit deren Hilfe konnte der gesamte Rollout-Prozess digitalisiert, automatisiert und umfassend abgebildet werden – von der Bestellung bis zur Übergabe der Geräte.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor war der strukturierte Staging-Prozess. Zentral durchgeführt, umfasste er die Installation des Betriebssystems und der Basisanwendungen auf allen Geräten. Im Anschluss wurden die Geräte für den Versand vorbereitet. Dank einer eigens eingerichteten Schnittstelle zwischen ServiceNow und der Schweizer Post war die Sendungsverfolgung jederzeit möglich. Zeitgleich erhielten die Mitarbeitenden eine Benachrichtigung mit dem vorgesehenen Abholtermin.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil war die Terminplanung mit den Endkundinnen und Endkunden, die über das Rollout-Tool koordiniert wurde. Dadurch konnten individuell passende Zeitfenster gewählt und der Prozess effizient sowie nutzerfreundlich gestaltet werden.
Im Rahmen der Geräteübergabe wurden sämtliche für die jeweilige Person erforderlichen Fachanwendungen installiert. Grundlage hierfür bildeten sogenannte Applikationsprofile, die mit den Active-Directory-Gruppen und der jeweiligen Rolle im Unternehmen verknüpft waren. So erhielt etwa ein Vertriebsmitarbeiter automatisch die Anwendungen, die er für seine Arbeit im Aussendienst benötigt. Zusätzlich konnten über ein Self-Service-Portal weitere Anwendungen individuell bestellt und automatisiert nachinstalliert werden.
Ein besonderer Vorteil des Systems: Bei einem Rollenwechsel innerhalb des Unternehmens passten sich die Applikationsprofile automatisch an – die relevanten Anwendungen standen somit stets aktuell zur Verfügung, ganz ohne manuellen Aufwand.
Für Helvetia brachte der neue Prozess gleich mehrere Vorteile mit sich: Durch die Automatisierung konnten sowohl der manuelle Aufwand als auch potenzielle Fehlerquellen deutlich reduziert werden. Die Mitarbeitenden profitierten von einer spürbar verbesserten Benutzererfahrung, da sie ab dem ersten Tag mit einem individuell eingerichteten Gerät arbeiten konnten. Auch bei einem Gerätewechsel verlief die Umstellung nahtlos – alle Anwendungen wurden automatisch auf das neue Gerät übertragen. Bestehende Peripherie wie Monitore oder Docking-Stations konnte dabei weiterhin genutzt werden.
Geräterückgabe und Datenschutz: So verlief der letzte Schritt im Rollout
Der Abschluss des Rollouts war die Rückführung der Altgeräte. Mit der Übergabe des neuen Geräts wurden die bisherigen Geräte automatisiert ausser Betrieb genommen. Anschliessend kamen sie für zehn Tage in Quarantäne. In diesem Zeitraum hatten die Benutzer die Möglichkeit, nicht synchronisierte Daten wiederherstellen zu lassen. Etwa ein Prozent der Mitarbeitenden nahm diesen Service in Anspruch. Nach Ablauf der Frist wurden die Geräte über einen Broker professionell gereinigt und datenschutzkonform gelöscht. Helvetia ermöglichte den Mitarbeitenden zudem die Möglichkeit, die Geräte über den Mitarbeitershop des Brokers zu attraktiven Konditionen zu erwerben.
Der erfolgreiche Geräte-Rollout bei Helvetia zeigt eindrucksvoll, wie durch Digitalisierung und Automatisierung von IT-Prozessen sowohl die Effizienz als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert werden können. Die nahtlose Integration von Gerätemanagement, Softwareverteilung und Domänenmigration ermöglichte einen reibungslosen Ablauf – und legte zugleich die Grundlage für eine zukunftssichere, skalierbare IT-Infrastruktur. Helvetia ist damit bestens aufgestellt, um den digitalen Wandel weiterhin aktiv zu gestalten.
Effizient, einfach, benutzerfreundlich: Die Mehrwerte auf einen Blick
2.
Reibungsloser Ablauf durch vollständige Digitalisierung
Der gesamte Rollout-Prozess – von Bestellung über Versand bis zur Übergabe – lief effizient, automatisiert und transparent über die ServiceNow-Plattform.
3.
Nahtloses Software- und Rollenmanagement
Durch dynamische Applikationsprofile erhielten Mitarbeitende automatisch die für ihre Aufgaben relevanten Anwendungen – auch bei Rollenwechseln oder Geräteersatz.
4.
Reduzierter Aufwand & höhere Effizienz
Weniger manuelle Arbeit, klare Prozesse und automatisierte Workflows führten zu spürbaren Zeit- und Ressourceneinsparungen in der IT und bei den Nutzer:innen.
5.
Positive Benutzererfahrung ab Tag 1
Neue Geräte waren bei der Übergabe vollständig einsatzbereit – individuell konfiguriert, inklusive aller benötigten Anwendungen. Das sorgt für einen schnellen, stressfreien Start.
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